MONTE – INVISTA OU SEJA PARCEIRO DE ESCRITÓRIOS VIRTUAIS E FATURA ACIMA DE 20 MIL REAIS

MONTE OU INVISTA EM ESCRITÓRIOS VIRTUAIS, ESPECIALMENTE PROPRIETÁRIOS DE IMÓVEIS “PARADOS” E OBTENHAM FATURAMENTO ACIMA DE 20 MIL REAIS

POR: SEVERINO MAMEDE – ADVOGADO E CONSULTOR

Num cenário onde cada vez mais profissionais partem para o empreendimento individual, tendo o capital como seu know-how. Computadores, celulares; os serviços de Escritório Virtual como terceirização, vem incorporando serviços diferentes e oferece bom potencial a novos empreendedores.

 

Racionalização de custos, necessidade de maior agilidade nos negócios e aumento no número de profissionais liberais que abrem empresas. Basicamente, são esses os fatores que impulsionam os centros de negócios, modalidade de empreendimento relativamente nova no Brasil. Nascidos sobretudo a partir das privatizações dos anos 90, os também chamados escritórios virtuais continuam apresentando boa perspectiva de expansão, o negócio será próspero se o custo fixo não for alto e a localização for boa.

 

Operacionalmente, os escritórios virtuais são bastante simples.  A rigor, trata-se apenas de um imóvel amplo, bem localizado, com salas dotadas de móveis e alguns equipamentos, que são oferecidas para locação, por períodos curtos, a autônomos e empresas. Normalmente estão instalados em conjuntos comerciais localizados em bairros de grande concentração de escritórios, bancos e comércio em geral. A recomendação básica é que a empresa inicie as atividades com pelo menos 4 a 6 salas para locação ou uma sala acima de 80m² (veja o box ‘Planta básica de um centro de negócios’).

 

A atividade comporta diferentes modalidades de prestação de serviços. Em alguns casos é oferecido apenas atendimento telefônico, com repasse de recados para o cliente, e serviços eventuais, como digitação ou xerox. Há exemplos de profissionais liberais que se instalam temporariamente, de firmas de recursos humanos que usam o local para realizar treinamentos ou recrutamento para contratação e até de psicólogos que atendem pacientes. Às vezes eles também são utilizados como endereço fiscal e, nesse caso, o endereço do escritório consta legalmente no contrato social do cliente.

 

Quem pretende investir na área deve oferecer um atendimento diversos. São variados públicos que exigem tipos específicos de ambiente, assim como de recursos tecnológicos, orienta Severino Mamede, do EVB – www.virtualbrasilrj.com.br. Ele está no ramo desde 2005, quando abriu um escritório no Centro do Rio de Janeiro. Que atualmente, montou um formato de negócio e busca fazer parcerias com proprietários ou responsáveis por imóveis comerciais acima de 80m² nos grandes centros financeiros do País, cujo faturamento será em torno de 200 reais por metro quadrado ou 20 mil para uma sala de 80 metros, segundo estimativa.

 

EXPANSÃO CERTA

Para personalizar o atendimento, o empresário precisa investir em telefonia digital. Com o equipamento, a recepcionista identifica previamente a empresa que está sendo chamada e atende com a respectiva identificação. É uma ferramenta valiosa, já que mais de 85% dos 95% clientes do EVB – Escritórios Virtuais Brasil Ltda. mantêm contrato de atendimento telefônico. Os demais usam as instalações para receber clientes, fazer reuniões, seleção de funcionários, treinamentos ou para execução de trabalhos em computador. O aluguel de salas por períodos mais longos ainda é pouco expressivo, mas tem crescido.

 

Em função do aumento na demanda, os empresários acabam ampliando os empreendimentos.  Ele terá mais sete salas, entre escritórios executivos e pequenas estações de trabalho.  Nesse formato o faturamento mensal tende aumentar em 40%,  prevê Severino Mamede, que é advogado e consultor de negócios em Startups e se dedica ao estudo de Centro de negócios há quase 15 anos.

 

E, de fato, o leque de clientes em potencial é bastante grande. Ao contrário do que ocorria há alguns anos, quando apenas as multinacionais utilizavam o serviço, hoje qualquer pessoa que pretende iniciar um negócio na área de prestação de serviços avalia a possibilidade de recorrer a um escritório virtual.  Estudioso do assunto, Mamede diz que ainda há muito mercado a ser explorado. Além das empresas, são públicos-alvo os advogados, arquitetos, engenheiros, representantes comerciais, artistas, pesquisadores, consultores, prestadores de serviços terceirizados e profissionais liberais.

A captação dessa clientela se dá pela divulgação em lista telefônica, Internet e propaganda boca a boca.  Nos EVBs Escritórios, fundada há 10 anos no Rio de Janeiro, Capital, o cliente que indica novos locatários para contratos de um ano recebe 3 primeiras mensalidades como bônus, conta o sócio Jorge Leite.

Com parceiros.  EVB tem sede na capital carioca e duas parceiros.  A de Recife, por exemplo, foi aberta para atender à demanda do com necessidade de endereço comercial e empresarial. As filiais já têm já representam 50% da receita mensal, em relação a montada há cerca de 10 anos. A expectativa é crescente. Na busca por diferenciar-se, o escritório carioca publica um informativo semanal aos na internet, com dicas úteis para profissionais liberais e para os negócios e empreendedorismos.

Para suprir deficiências, no entanto, o jeito é estabelecer boas parcerias. No caso da EVB, por exemplo, a sala de reunião pode ser utilizada como sala comum, de atendimento ou treinamento, além dos layouts das salas que podem ser adequados ao gosto dos clientes.

 

As possibilidades de parcerias são amplas e as parcerias ajudam muito a estruturar os empreendimentos.  Mas é preciso colocar a mão na massa e investir tempo e algum capital, mesmo que em forma de cessão, como é o caso de ceder o imóvel para estruturação dos Escritórios. Antes mesmo de montar uma empresa, faz-se acordos com locadoras de móveis, de equipamentos e com vários prestadores de serviços.

Incorporar a oferta de novos e mais sofisticados serviços é, efetivamente, uma forma de ampliar o potencial de negócios de um escritório virtual. Além disso, um outro bom filão são os hotéis que instalam centros de apoio para seus hóspedes. Em muitos casos, eles convidam empresas do ramo para administrar o espaço, como acontece, por exemplo, com a Virtual, de Porto Alegre. Com essas e outras possibilidades, a atividade tem muito a oferecer.

Veja os quadros complementares que discriminam como montar um escritório virtual, conforme delineado na matéria acima.

1. Investimento inicial

 

DISCRIMINAÇÃO VALORES EM R$
CASO 1 CASO 2
INVESTIMENTO FIXO
Reforma e decoração 27.600 27.600
Equipamentos de informática, retroprojetor e outros utensílios 10.500 5.600
Central telefônica 14.000 2.200
Criação de site 2.000 1.000
Propaganda e divulgação 2.000 4.300
Soma 1 56.100 40.700
CAPITAL DE GIRO
Materiais de escritório 1.000 3.000
Despesas com pessoal (quadro 2) 2.525 595
Outras despesas fixas (quadro 2) 4.070 3.690
Soma 2 7.595 7.285
Total (1+2) 63.695 47.985
Os dados do Caso 1 foram baseados numa empresa de São Paulo. A do Caso 2 é de Porto Alegre (RS)

DESPESAS MENSAIS

 

2. Despesas mensais

 

DISCRIMINAÇÃO VALORES EM R$
Caso 1 Caso 2
CUSTOS FIXOS
Funcionários diretos 1.300 340
Encargos sociais 975 255
Mão-de-obra terceirizada 250
Soma 1 2.525 595
Outras despesas fixas
Aluguel, IPTU, telefone, água, luz e outras taxas 2.480 2.780
Contador 200 150
Locação de equipamentos 160
Retirada pró-labore 240
Publicidade 300 100
Internet 250 150
Manutenção em geral e diversos 600 350
Soma 2 4.070 3.690
Total dos custos fixos (1+2) 6.595 4.285
A empresa do Caso 1 optou pelo regime de lucro presumido, enquanto a do Caso 2 , pelo de lucro real. Os encargos sociais incidentes sobra a folha de pagamento foram calculados em 75%, nos dois casos.

RESULTADOS OPERACIONAIS MENSAIS

 

 

3. Resultados operacionais mensais

 

DISCRIMINAÇÃO VALORES EM R$
Caso 1 Caso 2
1. Receita operacional mensal 15.000 9.000
2. Custo de comercialização 1.297 778
3. Margem de contribuição (1-2) 13.703 8.222
4. Custos fixos (quadro 2) 6.595 4.285
5. Lucro antes do IR (3-4)) 7.108 3.937
6. IR e Contribuição Social 882 945
7. Lucro líquido mensal (5-6) 6.226 2.992
8. Ponto de equilíbrio (4/3) 48% 52%
9. Lucratividade (7/1) 41% 33%
10. Taxa de retorno 10 meses 16 meses
O custo de comercialização, em ambos os casos, foi calculado em 8,65% sobre a receita total, sendo 5% de ISS e 3,65% de PIS/Cofins. Já o Imposto de Renda e a Contribuição Social foram calculados em 5,88% sobre a receita total no Caso 1 e em 24% sobre o lucro antes do IR no Caso 2. O ponto de equilíbrio indica o percentual da receita para a empresa não operar no vermelho. A taxa de retorno mede em quanto tempo o capital investido será recuperado mantidas as atuais condições de mercado e resulta da seguinte equação: investimento inicial (quadro 1) dividido pelo lucro líquido mensal (item 7) . Os dados deste e dos demais quadros devem ser considerados apenas como exemplos. O interessado no ramo deve investigar detalhadamente as oportunidades e os riscos desse tipo de negócio na região em que se planeja instalar.
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